HUB Forum


HUB Forum

Chiffres clés
  • 2 jours
  • 1500 participants
  • 80 speakers

Problématique

Depuis 6 ans le Hub Forum rassemble les acteurs de la transformation numérique. L'équipe en charge de l'organisation souhaitait pour cette sixième édition apporter un service de qualité aux participants :
gérer l'accueil des participants avec
  • distribution des badges (format carte de crédit)
  • impression des badges des nouveaux inscrits
  • scan des badges des participants à l'entrée et sur les workshops

Optimiser la collecte de données pour les partenaires de l'événement

Les solutions mises en oeuvre

Applidget a proposé à Hub Institute la mise en place du logiciel Checkin pour la génération et l'impression des badges des participants et du logiciel Live pour la collecte de base de données des partenaires.

Le process d'accueil sur site a été défini en amont avec les équipes du Hub Institute afin d'optimiser la qualité des statistiques collectées tout en offrant un accueil fluide aux participants :
un template de badge a été paramétré par les équipes d'Applidget pour que le badge de chaque participant se génère en temps réel et puisse être exportable pour l'impression sur site;
des imprimantes à badges format CB et des macbook ont été déployés permettant la personnalisation de badges;
les checkin pro ont contribué à une rapidité d'accueil et une collecte de statistiques en temps réel;
les iPads mini mis à la disposition des partenaires leur ont permis de constituer des bases de données de participants intéressés par leur thématiques de prédilection;
le tout sous la bienveillance du chef de projets d'Applidget venu sur site.
La plateforme Checkin, a ainsi délivré plusieurs centaines de badges lors des deux jours de la conférence, tout en offrant la possibilité aux organisateurs de surveiller l'évolution des statistiques en temps réel et de maîtriser leur événement.

Le niveau de qualité attendu par l'équipe organisatrice et la réactivité d'Applidget dans la conception et l'exécution de la solution ont été des facteurs contribuant au succès de cet événement et à la satisfaction de l'ensemble des participants.