OPTIC 2000 - Assemblée Générale Annuelle


OPTIC 2000 - Assemblée Générale Annuelle

Chiffres clés

  • + de 1000 magasins
  • + de 200 prestations
  • + de 5000 Checkins
Problématique

Chaque année, Optic 2000 invite l'ensemble des ses opticiens à participer à son Assemblée Générale. L'équipe en charge de l'organisation doit trouver un système permettant de :
  • gérer une inscription avec
    - Plusieurs niveaux de participation (magasins & participants)
    - Différentes prestations avec quotas & prix associés
    - Attribution d'hébergement de participants
  • Optimiser l'accueil des participants sur site et l'identification pour le suivi des consommations de prestations

Les solutions mises en oeuvre

Applidget a proposé à Optic 2000 la mise en place du logiciel Registration pour l'inscription des participants et du logiciel Checkin pour l'accueil sur site.

Un template d'inscription a été paramétré par les équipes d'Applidget, permettant une utilisation en autonomie par Optic 2000 lors de la phase d'inscription sur la :
  • Gestion des inscriptions en ligne
  • Saisie d'inscriptions reçues par d'autres canaux (postal, téléphone, fax...)
  • Configuration des prestations (prix & quotas)
  • Configuration de l'offre d'hébergement (dates, hôtels, types de chambres)
Quant à la plateforme Checkin, elle a permis à Optic 2000 d'éditer des badges au format carte de crédit, puis de les imprimer à l'avance et de les trier selon les critères de population de participants.

Lors de l'Assemblée Générale, les participants recevaient leurs badges dans un welcome pack. Les différentes prestations enregistrées étaient incluses dans le QR code présent sur le badge, permettant à Optic 2000 un suivi précis des surconsommations de prestations (repas, ateliers...) en temps réel grâce aux Checkins effectués.

Le matériel (postes informatiques & imprimantes, tablettes, appareils de contrôle d'accès) était fourni par Applidget mais l'équipe organisatrice a géré son événement en totale autonomie.